Kosten und Wirtschaftlichkeit

Ob sich eine Instandhaltung oder ein Ersatz lohnt, entscheidest du mit Zahlen. Die Total Cost of Ownership (TCO) umfasst alle Kosten über die Nutzungsdauer: Anschaffung, Einrichtung, Energie, Wartung und Support, Personal, Ausfälle und Entsorgung. Ein billiges Gerät mit hohem Stromverbrauch kann über fünf Jahre teurer sein als ein teureres sparsames. Die Anschaffung verteilt die lineare Abschreibung gleichmäßig auf die Nutzungsjahre.

Für eine Investition, die laufende Kosten senkt, berechnest du die Amortisationszeit: Nach so vielen Jahren hat die Ersparnis die Mehrkosten wieder hereingeholt. Ausfallkosten setzen sich aus entgangenem Umsatz, Kosten für untätiges Personal, Wiederherstellung und möglichen Vertragsstrafen zusammen. Ein Wartungsvertrag lohnt sich, wenn seine Kosten kleiner sind als die erwarteten Kosten von Ausfällen und Reparaturen ohne Vertrag. Zu viel vorbeugender Austausch ist ebenso unwirtschaftlich wie zu wenig; das Optimum liegt dort, wo die Summe aus Vorbeuge- und Ausfallkosten am kleinsten ist.

Bei Verträgen unterscheidest du den Werkvertrag (ein Erfolg ist geschuldet, etwa eine funktionierende Installation) vom Dienstvertrag (eine Tätigkeit ist geschuldet, etwa eine Hotline). NBD bedeutet Ersatz oder Einsatz am nächsten Arbeitstag (Next Business Day). Eine Rechnung für einen Serviceeinsatz enthält Arbeitszeit mal Stundensatz, Anfahrt, Material und die Umsatzsteuer von 19 % auf den Nettobetrag.