Übergabeprotokoll, Einweisung und Wartungsvertrag

Mit der Übergabe geht die Verantwortung für den Betrieb auf den Betreiber über. Das Übergabeprotokoll hält Umfang und Zustand der Anlage, die übergebenen Unterlagen, offene Restpunkte mit Frist und die Unterschriften fest. Zur Dokumentation einer Druckgeräte-Baugruppe gehören die EU-Konformitätserklärung des Herstellers, Betriebsanleitungen, Prüfprotokolle, Werkstoff- und Schweißnachweise und Bestandszeichnungen. Die Anlagendaten kommen in die Kundenkartei, damit Wartungen geplant und Ersatzteile passend bestellt werden können.

In der Einweisung erklärt man dem Bedienpersonal Aufgabe und Funktion der Einzelkomponenten, ihr Zusammenwirken, das Verhalten bei Störungen und im Notfall, das sichere Außerbetriebnehmen, energiesparenden Betrieb und die Notwendigkeit regelmäßiger Wartung. Ein Unterweisungsskript, auch digital, unterstützt spätere Schulungen; die Teilnahme wird mit Unterschrift dokumentiert. Die Fristen der wiederkehrenden Prüfungen legt der Betreiber als Arbeitgeber anhand der Gefährdungsbeurteilung fest, innerhalb der Höchstfristen der Betriebssicherheitsverordnung.

Für die Instandhaltung bietet man unterschiedliche Verträge an; die Bezeichnungen sind üblich, aber nicht genormt, den Umfang regelt der einzelne Vertrag: vom Inspektionsvertrag über den Wartungsvertrag bis zum Vollwartungsvertrag mit Instandsetzungen und Ersatzteilen, oder einen Störungsdienst nach Aufwand. Dazu gehört eine nachvollziehbare Kalkulation mit Stunden, Material, Anfahrt und Umsatzsteuer. Beschwerden bei der Übergabe löst man im Gespräch: zuhören, zusammenfassen, sachlich am Vertrag prüfen und eine verbindliche Vereinbarung treffen.