Instandhaltungskosten und Dokumentation

Eine Instandhaltungsrechnung setzt sich aus Lohn, Material, Fremdleistungen und Anfahrt zusammen, dazu kommt die Umsatzsteuer. Der Lohn wird mit dem Stundenverrechnungssatz berechnet, der neben dem Bruttolohn auch Lohnnebenkosten, Gemeinkosten für Fahrzeug, Werkzeug und Verwaltung sowie Wagnis und Gewinn deckt. Beim Betreiber kommen Ausfallkosten hinzu: wartende Mitarbeiter, Lkw, die nicht entladen werden, verspätete Lieferungen. Ungeplante Ausfälle sind deshalb meist viel teurer als die vorbeugende Wartung, zumal Notdienste mit Zuschlägen arbeiten.

Ob sich eine Instandsetzung noch lohnt, zeigt ein einfacher Kostenvergleich je Jahr: Kosten der Instandsetzung durch ihre verbleibende Nutzungsdauer gegen Kosten des Neuteils durch seine Nutzungsdauer. Genauere Rechnungen berücksichtigen Zinsen, Restwerte und Ausfallzeiten. Langfristig sinken die Kosten durch Schwachstellenanalyse, verschleißfestere Bauteile und einheitliche Ersatzteile, nicht durch ausgelassene Prüfungen.

Alle Wartungs- und Instandsetzungsarbeiten werden im Sinne der Qualitätssicherung dokumentiert: Datum, ausführende Person, Befund, Arbeiten, getauschte Teile, Prüfergebnis und offene Mängel. Bei Toren geschieht das im Prüfbuch. Nach Betriebssicherheitsverordnung muss das Ergebnis einer Prüfung mindestens bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden. Im ERP-System werden Zeit und Material auf Auftrag und Kostenstelle gebucht; so entsteht die Historie einer Anlage, die Haftungsfragen klärt und Entscheidungen über Ersatz stützt.