Lernfeld 1 · Prüfung Teil 1

Arbeitsorganisation und Kommunikation

Arbeitsorganisation im IT-Betrieb: vollständige Handlung, SMART-Ziele, Eisenhower, Projektplanung mit Netzplan, Scrum, Kommunikation und Feedback.

21 Aufgaben dazu übenKostenlos, ohne Anmeldung, mit Lösungsweg

Darum geht es

Ein Auftrag läuft am besten nach dem Modell der vollständigen Handlung: informieren, planen, entscheiden, ausführen, kontrollieren, bewerten. Ziele formulierst du nach SMART, also spezifisch, messbar, attraktiv bzw. akzeptiert, realistisch und terminiert. Für die eigenen Aufgaben hilft das Eisenhower-Prinzip, das nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert: Wichtiges und Dringendes sofort selbst erledigen, Wichtiges ohne Eile einplanen, Dringendes ohne Wichtigkeit abgeben, den Rest streichen.

Größere Vorhaben sind Projekte: einmalig, mit klarem Ziel und begrenzten Mitteln. Zeit, Kosten und Umfang bzw. Qualität hängen voneinander ab; wer einen Termin vorzieht, braucht mehr Personal oder weniger Umfang. Der Projektstrukturplan zerlegt das Projekt in Arbeitspakete, das Gantt-Diagramm zeigt sie als Balken über der Zeit, der Netzplan zeigt Abhängigkeiten. In der Vorwärtsrechnung bestimmst du früheste Zeitpunkte, in der Rückwärtsrechnung späteste. Vorgänge ohne Puffer bilden den kritischen Pfad. Bei Scrum arbeitet das Team in Sprints mit fester Länge und liefert am Ende jedes Sprints ein nutzbares Ergebnis.

Zur Arbeitsorganisation gehört auch Kommunikation: Besprechungen mit Protokoll (Datum, Teilnehmende, Ergebnisse, Aufgaben mit Termin und Verantwortlichem), Feedback mit Ich-Botschaften und konkreten Beobachtungen und eine sachliche Konfliktlösung im Gespräch.

Das solltest du dir merken

Die vollständige Handlung hat sechs Schritte von Informieren bis Bewerten.
Der kritische Pfad besteht aus allen Vorgängen mit Gesamtpuffer null.
Verzögert sich ein Vorgang auf dem kritischen Pfad, verschiebt sich das Projektende.
Ein Sprint hat eine feste Länge und wird nicht verlängert.
Feedback beschreibt Beobachtungen und Wirkung, es bewertet nicht die Person.

Formeln

Frühestes Ende: $FEZ = FAZ + D$; FAZ frühester Anfangszeitpunkt, FEZ frühester Endzeitpunkt, $D$ Dauer des Vorgangs
Spätester Anfang: $SAZ = SEZ - D$; SEZ spätester Endzeitpunkt, SAZ spätester Anfangszeitpunkt, $D$ Dauer des Vorgangs
Gesamtpuffer: $GP = SAZ - FAZ = SEZ - FEZ$; GP Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verschieben darf, ohne das Projektende zu gefährden

Typische Fehler in der Prüfung

Bei mehreren Vorgängern in der Vorwärtsrechnung den kleinsten statt des größten FEZ übernommen.
In der Rückwärtsrechnung bei mehreren Nachfolgern nicht den kleinsten SAZ genommen.
Gantt-Diagramm und Projektstrukturplan verwechselt.
Im Protokoll Aufgaben ohne Verantwortlichen und Termin festgehalten.

Tipps aus der Werkstatt

Die vollständige Handlung hat sechs Phasen, immer in derselben Reihenfolge: Informieren, Planen, Entscheiden, Ausführen, Kontrollieren, Bewerten. Merkhilfe: I-P-E-A-K-B.
SMART-Ziele erkennst du daran, dass jeder Buchstabe eine Prüffrage ist: Was genau, woran messbar, von wem akzeptiert, realistisch, bis wann? Beim Erstkontakt mit Kunden gilt: zuhören, nachfragen, zusammenfassen, erst dann handeln.

Sitzt das Thema? Teste dich mit echten Prüfungsfragen.

21 Aufgaben zu „Arbeitsorganisation und Kommunikation“, falsche Antworten kommen in der Runde noch einmal.

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Grundlage: Rahmenlehrplan IT-Berufe (KMK 2019), Lernfeld 1; DIN 69900 Netzplantechnik. Eigene Erklärung, keine Originalaufgaben der Prüfungsausschüsse.